La adaptación a VERI*FACTU no debería dejarse para el último momento. A 22 de julio de 2026, las empresas y profesionales que utilizan programas de facturación tienen por delante un periodo útil para revisar herramientas, circuitos internos y calidad de los datos antes de que lleguen sus fechas de aplicación.

El objetivo no es cambiar de programa sin más: es conseguir que la emisión de facturas, abonos, rectificaciones y ventas de todos los canales funcione de forma ordenada, trazable y coherente con la normativa.

• Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben tener su sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027.
• El resto de obligados, incluidos muchos autónomos con actividad económica, debe hacerlo antes del 1 de julio de 2027.
• VERI*FACTU y la factura electrónica obligatoria entre empresas son materias distintas, con calendarios y requisitos propios.
• El verano es un buen momento para inventariar programas, canales de venta y procesos antes del cierre anual.

Qué es VERI*FACTU y qué cambia en la facturación

VERI*FACTU es la denominación habitual utilizada para referirse a los requisitos aplicables a los sistemas informáticos de facturación. La norma se centra en los programas, aplicaciones, TPV, cajas registradoras y otras soluciones tecnológicas que se usan para expedir facturas.

Estos sistemas deberán generar un registro de facturación con medidas de seguridad y control. Según la modalidad utilizada, el sistema podrá conservar esos registros o remitirlos a la Agencia Tributaria. Las facturas emitidas mediante los sistemas afectados incorporarán también un código QR.

Por tanto, no se trata solo del documento que recibe el cliente. Afecta al proceso que hay detrás: el momento en que se emite la factura, los datos que se incorporan, el registro creado por el programa y la capacidad de mantener una secuencia fiable de las operaciones.

Conviene evitar una confusión frecuente: utilizar un sistema adaptado no equivale automáticamente a tener que enviar cada factura en tiempo real. La modalidad VERI*FACTU implica remisión de registros a la Agencia Tributaria; existen también sistemas adaptados que operan sin esa remisión. La decisión debe analizarse con el proveedor tecnológico y con el asesor que conozca el funcionamiento concreto del negocio.

Fechas que deben marcar tu planificación

Las fechas vigentes distinguen entre dos grandes grupos. Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán contar con sistemas informáticos de facturación adaptados antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados tributarios incluidos en el ámbito de aplicación, la fecha es antes del 1 de julio de 2027.

En julio de 2026 todavía existe margen de preparación, pero no conviene interpretarlo como una razón para aplazar las decisiones. En particular, una empresa con varios puntos de venta, comercio electrónico, facturación recurrente, integraciones con CRM o programas contables necesitará más tiempo para comprobar que todos los flujos funcionan de forma consistente.

El periodo anterior a las fechas de aplicación funciona como fase de pruebas. Esto permite organizar una implantación gradual: revisar el software, hacer demostraciones, validar datos maestros y probar la emisión de documentos sin concentrar todo el cambio al final del ejercicio.

A quién puede afectar la adaptación a VERI*FACTU

La cuestión clave es si el negocio utiliza un sistema informático para expedir facturas, incluidas las facturas simplificadas. Esto puede abarcar desde un programa de facturación en la nube hasta un TPV de tienda, una caja registradora, una plataforma de comercio electrónico conectada a un sistema de gestión o una herramienta propia desarrollada a medida.

Las tiendas online también deben revisar su situación. Que la venta se realice por internet no cambia por sí solo la aplicación de la norma: importa si se expiden facturas mediante un sistema informático y si se cumplen las condiciones de inclusión.

Hay supuestos que requieren una comprobación específica. Por ejemplo, los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información no están obligados a cumplir estos requisitos respecto de sus propias facturas, ya que ambos regímenes son excluyentes. También existen particularidades para quienes tributan conforme a normativa foral vasca o navarra.

Asimismo, si una actividad no está obligada a expedir facturas y no utiliza un sistema informático de facturación para hacerlo, puede quedar fuera. Sin embargo, una emisión ocasional mediante software puede cambiar el análisis. Por eso resulta prudente revisar el caso real, no solo la actividad declarada o la herramienta principal de la empresa.

Guía para preparar el negocio paso a paso

1. Haz un inventario de todos los sistemas de facturación. Incluye programa principal, TPV, caja registradora, tienda online, aplicaciones de reservas, herramientas de suscripción, plataformas de marketplace y desarrollos propios. Identifica quién los administra y qué facturas o justificantes genera cada uno.
2. Dibuja el recorrido de cada venta. Anota cómo se originan los pedidos, cuándo se expide la factura, qué ocurre con anticipos, devoluciones, descuentos, abonos y facturas rectificativas. Este mapa facilita detectar operaciones que se gestionan fuera del circuito habitual.
3. Consulta al proveedor por escrito. Pide confirmación sobre la adaptación de la solución, su calendario de actualizaciones, los requisitos técnicos, el tratamiento del QR, las integraciones y el soporte durante la transición. Si se usa un desarrollo propio, solicita una revisión técnica con suficiente antelación.
4. Revisa los datos maestros. Comprueba denominaciones sociales, NIF, series de facturación, tipos impositivos, reglas de facturación, productos y servicios, clientes recurrentes y datos de los distintos centros de trabajo. Un sistema preparado no evita los errores introducidos desde una base de datos desactualizada.
5. Define quién hace qué. Establece responsables para crear clientes, modificar tarifas, emitir facturas, aprobar rectificaciones y resolver incidencias. Limitar permisos y documentar los pasos ayuda a mantener un proceso más controlado.
6. Prueba escenarios reales. No te limites a emitir una factura ordinaria. Simula una venta minorista, una factura completa, un anticipo, una devolución, un descuento posterior y una factura rectificativa. Comprueba también el funcionamiento desde dispositivos y canales distintos.
7. Coordina facturación, contabilidad e impuestos. La información de ventas debe llegar de forma ordenada a la contabilidad y permitir preparar las obligaciones tributarias con criterios consistentes. Revisa cómo se exportarán los datos y quién validará las incidencias.
8. Forma al equipo y fija un plan de continuidad. Explica qué cambia para administración, ventas, caja y dirección. Conserva un procedimiento simple para casos de caída de conexión, errores de emisión o consultas del cliente.

Errores que conviene evitar

Esperar a que venza el plazo para hablar con el proveedor

El proveedor puede tener una solución adaptada, pero la implantación en cada negocio exige revisar configuraciones, integraciones y operativa diaria. Iniciar la conversación pronto permite comparar alternativas y reservar tiempo para pruebas.

Olvidar canales de venta secundarios

Un negocio puede facturar desde la oficina, una tienda física y una web. Si cada canal utiliza una herramienta diferente, es necesario analizar el conjunto. Dejar fuera un TPV, una aplicación de reservas o un proceso manual puede crear desajustes operativos y contables.

Confundir VERI*FACTU con la factura electrónica obligatoria

Son proyectos diferentes. VERI*FACTU regula requisitos de los sistemas que soportan la facturación y la generación de registros. La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales tiene su propio desarrollo normativo y su aplicación efectiva depende de una orden ministerial posterior. Planificar ambos asuntos por separado evita decisiones precipitadas.

Entender la adaptación como un asunto solo tecnológico

La herramienta es importante, pero el resultado depende también de los procedimientos. Series mal definidas, clientes duplicados, rectificaciones sin criterio o ventas que no se registran en el canal previsto pueden complicar el control interno aunque el programa esté actualizado.

Cómo aprovechar la revisión para mejorar la gestión

La adaptación a VERI*FACTU puede ser una oportunidad para ordenar la facturación. Una revisión bien planteada permite conocer qué herramienta se usa en cada canal, reducir tareas repetitivas y establecer un criterio uniforme para emitir facturas, abonos y rectificaciones.

También favorece una comunicación más ágil con quien lleva la contabilidad y los impuestos. Cuando los datos de facturación están completos y se comparten en formatos consistentes, resulta más sencillo detectar incidencias antes de los cierres periódicos y disponer de información más útil para tomar decisiones.

Para muchas pymes y autónomos, el mejor punto de partida es una sesión de diagnóstico práctico: qué facturan, con qué sistema, qué excepciones manejan y qué cambios necesitan. La respuesta no siempre será sustituir el programa; en ocasiones bastará con una actualización, una configuración adecuada y un procedimiento interno mejor documentado.

Preguntas frecuentes

¿VERI*FACTU será obligatorio para todas las empresas?

No de la misma manera para todos los negocios. La aplicación depende, entre otras cuestiones, de si se utiliza un sistema informático para expedir facturas y de la situación tributaria concreta. Los contribuyentes sujetos al SII están excluidos respecto de sus propias facturas.

¿Un autónomo tiene que adaptarse?

Los autónomos que desarrollan actividades económicas y se encuentren dentro del ámbito de aplicación deberán disponer de un sistema adaptado antes del 1 de julio de 2027. Conviene revisar el caso concreto, especialmente si hay actividades exentas, facturación ocasional o distintos canales de venta.

¿Hay que enviar todas las facturas a la Agencia Tributaria?

No necesariamente. La remisión de registros corresponde a la modalidad VERI*FACTU. La normativa contempla también sistemas adaptados que generan y conservan los registros sin utilizar esa modalidad de remisión.

¿Las facturas llevarán código QR?

Las facturas completas y simplificadas expedidas mediante los sistemas informáticos afectados deberán incorporar un código QR conforme a los requisitos aplicables. Este elemento permite al receptor remitir determinados datos para su posible comprobación.

¿Es lo mismo que la factura electrónica entre empresas?

No. La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales es una obligación distinta. Su aplicación efectiva está vinculada a la entrada en vigor de la orden que regulará la solución pública de facturación electrónica.

Planifica ahora para llegar con seguridad

El calendario actual permite actuar con orden. Durante los próximos meses, prioriza el inventario de herramientas, la confirmación escrita del proveedor, la limpieza de datos y las pruebas con operaciones reales. Si tu negocio combina distintos canales de facturación o tiene particularidades fiscales, un análisis profesional previo ayudará a fijar un plan realista y a evitar cambios improvisados.